Vademecum su trasferte e rimborsi spese
Il vademecum affronterà nello specifico le norme che regolano genericamente le indennità per trasferte e i rimborsi spese riconosciuti ai lavoratori , pertanto obiettivo primario è la formulazione di una snella scheda operativa tralasciando o accennando brevemente a valutazioni in ordine al concetto di trasferta e alle altre norme come il consenso del lavoratore, la differenza tra trasferta e trasfertisti ecc.
La definizione dei presupposti sopra citati dovrà, vista la complessità, essere affrontata con un documento specifico.
La trasferta, come da nozione, contempla un mutamento temporaneo del luogo di effettuazione dell’attività di lavoro con previsione certa del rientro nella “normale” sede di lavoro.
La trasferta qualunque sia il trattamento determinato dovrà risultare da una lettera di incarico di trasferta o da altra documentazione equivalente attraverso la quale si possano rilevare il periodo, il tipo di trattamento concordato, il luogo di trasferta, la data di inizio e la data di fine del periodo, e tutti gli altri elementi necessari alla definizione della stessa.
Concordato il tipo di trattamento con l’azienda non potrà variare per tutto il periodo della prestazione fuori sede.
L’art.51 del D.P.R. n. 917/86 rileva tre metodi diversi per il pagamento della prestazione svolta al di fuori del territorio comunale, prendendo come riferimento la sede di lavoro, pertanto possiamo definire i seguenti metodi
Rimborso analitico;
Rimborso forfettario;
Rimborso misto.
Di seguito si riportano i diversi trattamenti e le diverse metodologie per il corretto assoggettamento previdenziale e fiscale.
1. Rimborsi analitici o a piè di lista: rimborso completo di tutte le spese sostenute dal dipendente/collaboratore/amministratore in nome e per conto dell’azienda e regolarmente documentate.
La conservazione dei documenti è a pena di deducibilità dei costi per il datore di lavoro . La documentazione dovrà essere conservata dal datore di lavoro (c.m. 16 luglio 1988, n. 188/E) e tale disposizione si applica anche per le trasferte all’estero.
La documentazione delle spese sostenute può essere rappresentata da scontrini fiscali, fatture, ricevute fiscali (vitto e alloggio), biglietti mezzi pubblici, biglietti aerei o del treno (trasporto effettuato non con mezzi propri), carta carburante, ecc.
Le spese marginali, quali possono essere per esempio le spese di lavanderia, telefono, parcheggio,) sono rimborsate e non costituiscono reddito, ancorché non documentate, nei seguenti limiti:
- € 15,49 al giorno per le trasferte effettuate in Italia;
- € 25,82 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
2. Rimborsi forfettari o indennità: i rimborsi forfettari costituiscono la forma più semplice con il quale il datore di lavoro può corrispondere ai propri dipendenti un indennizzo per le spese sostenute per vitto e alloggio.
Proprio in quanto forfettario non è previsto l’obbligo di produrre e conservare alcuna documentazione che attesti l’effettivo ammontare di costi sostenuti.
Affinché i rimborsi forfettari siano esclusi nei dall’imposizione fiscale e contributiva è necessario che gli importi corrisposti rispettino alcuni limiti, ovvero:
€ 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma all’interno dello Stato Italiano;
€ 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
Qualora rispetto a questi limiti il datore di lavoro voglia o debba riconoscere al proprio dipendente, somme aggiuntive, l’eccedenza sarà considerata imponibile.
Alcuni contratti, inoltre, determinano gli importi minimi da riconoscere per i giorni di trasferta che possono superare i limiti di esenzione.
Per meglio chiarire l’operatività si riporta il seguente esempio:
Dipendente effettua 7 gg di trasferta in Italia
Importo forf.rio concordato x giorno euro 75,00
Totale importo trasferta 7gg X 75euro =525,00 euro
Quota esente da imponibile previdenziale e fiscale 7gg X 46,48 =325,36
Quota imponibile previdenziale e fiscale 7gg X 28,52 =199,64
3. Rimborso misto
I predetti limiti , ai fini della tassazione, sono ridotti :
di 1/3 se viene fornito gratuitamente il vitto o l’alloggio; portando così la diaria a € 30,99 se fuori dal Comune del luogo ordinario di lavoro, ma all’interno dello Stato italiano e a € 51,65 all’estero;
di 2/3 se viene fornito gratuitamente sia il vitto che l’alloggio portando così la diaria a € 15,49 se fuori dal Comune del luogo di lavoro ma all’interno dello Stato italiano e a € 25,82 all’estero.
L’esempio riportato al punto 2 può essere considerato anche per il rimborso misto variando chiaramente i parametri di deducibilità.
Le spese di viaggio documentate, così come il rimborso chilometrico per l’utilizzo dell’auto propria, anch’esso correttamente attestato, per trasferte fuori dal comune della sede lavorativa sono integralmente esenti da imposizione,
Trasferte entro il territorio comunale
L'articolo 51 del Testo Unico Imposte sui Redditi, all'ultimo periodo del comma 5, afferma che le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate dai documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Ne consegue dunque che per le trasferte entro il Comune della sede lavorativa è ordinariamente prevista la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese ( ad eccezione del rimborso delle spese di trasporto documentate ad esempio dai biglietti di autobus, metropolitane e treni).
In conseguenza di tale determinazione anche il rimborso chilometrico da riconoscere al lavoratore, secondo le tabelle Aci, per l’utilizzo dell’auto propria autorizzata dal datore di lavoro per l’espletamento dell’attività è assoggettato integralmente ai fini previdenziali e fiscali.
Registrazione dei dati delle trasferte e rimborsi spese nel LUL
Tra gli elementi che devono essere indicati nel libro unico del lavoro, l'articolo 39 del Dl 112/08 (convertito dalla legge 133/08) include le somme a titolo di rimborso spese, senza specificare se si tratta di rimborsi esenti o imponibili (fiscalmente e previdenzialmente). La formulazione generica della norma porta a ritenere che l'obbligo di registrare i rimborsi é generalizzato e vale, quindi, anche per quelli esenti.
